Gestione dei dipendenti a distanza: tra normative e opportunità

Gestione dei dipendenti a distanza: tra normative e opportunità

26 Ottobre 2022 Off Di Redazione Appuntieconomia.it

La gestione dei dipendenti a distanza è sempre stato un argomento caldo nel mondo degli imprenditori. In questa macro categoria si inseriscono sia i lavoratori che svolgono le proprie mansioni in smart working, una modalità che oggi conosciamo più o meno tutti molto bene, ma anche chi lavora in luoghi sempre diversi, come ad esempio in cantieri o a domicilio.

Cosa può fare il datore di lavoro per monitorare le presenze dei dipendenti quando non è previsto l’ingresso in azienda o il lavoratore è in smart working? Una soluzione efficace consiste nell’uso di software per la rilevazione presenze dei dipendenti, sistemi che offrono numerose funzionalità alle aziende che desiderano gestire in modo efficace ed efficiente la propria attività.

La normativa sulla geolocalizzazione

Quando si parla di geolocalizzazione ci troviamo spesso a combattere tra due interessi opposti: da una parte si vuole tutelare la privacy del lavoratore, dall’altra si cerca la tutela degli interessi economici del datore di lavoro. Oggi è diventato essenziale l’utilizzo di strumenti di monitoraggio digitali del lavoro, soprattutto ora che la rapidità di risposta e l’efficienza sono elementi imprescindibili per ogni attività economica.

L’unica certezza che abbiamo è quella di seguire quanto ci viene detto dalla normativa di riferimento sul rispetto e la tutela della privacy dei dipendenti.

Per prima cosa, l’azienda ha l’obbligo di informare in anticipo i dipendenti delle modalità e delle condizioni di utilizzo degli strumenti aziendali messi a disposizione ma anche delle sanzioni previste in caso di violazione. Il principio di trasparenza è la condizione più importante da tenere a mente.

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Questi sistemi possono essere impiegati per rispondere ad esigenze aziendali di carattere organizzativo, produttivo, assicurativo o per garantire la sicurezza stessa del dipendente.

Inoltre, le finalità per le quali si utilizza un sistema per la rilevazione delle presenze devono essere chiaramente espresse, documentate e condivise con i lavoratori.

Regole per l’uso del GPS e dei dati

Quando ci si avvale dei sistemi che consentono di monitorare la posizione geografica è necessario osservare quanto detto dal Garante della Privacy. Quest’ultimo suggerisce di cancellare le coordinate rilevate dopo aver verificato l’associazione tra le coordinate geografiche della sede di lavoro e la posizione del lavoratore. In linea generale, il datore di lavoro non può vedere nel dettaglio la posizione ma potrà sapere solo se il dipendente si trova nell’area di lavoro precedentemente configurata per quella specifica attività. Questa funzione insieme all’impossibilità di salvare i dati delle rilevazioni, consentono al dipendente di vedere tutelata la propria privacy. Inoltre, è bene ricordare che per poter accedere a queste informazioni il dipendente dovrà accettare dal proprio dispositivo di dare accesso al software al proprio GPS. In nessun caso potranno essere rilevate informazioni relative alla posizione senza il consenso del dipendente.

Non si tratta quindi di soluzioni che hanno l’intento di controllare e “spiare”, in senso negativo, i dipendenti al fine di punire eventuali comportamenti. In realtà questi strumenti sono a vantaggio dei dipendenti stessi che possono così contare su un resoconto dettagliato delle proprie attività e su un software a cui rivolgersi per la richiesta di ferie, permessi, malattie, buste paga, documentazione varia e molto altro. Far comprendere questi vantaggi ai lavoratori, soprattutto quando poco affini al mondo tecnologico, è una delle più grandi sfide dell’imprenditore.

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Come è cambiata nel tempo la rilevazione delle presenze

L’uso del badge all’interno delle aziende è diventato sempre più un’esigenza per raccogliere le ore lavorative dei dipendenti.

Non tutti sanno che il primo timbracartellini risale alla fine del 1800. Questo era formato da un orologio che imprimeva sul foglio del lavoratore l’orario all’ingresso e all’uscita. È del tutto simile al timbracartellini che abbiamo impresso nel nostro immaginario. Da quel momento sono cambiate tante cose e, grazie a soluzioni più tecnologiche e innovative oggi è possibile andare ben oltre al classico timbratore elettronico per rilevare le presenze con badge.

L’uso di soluzioni che inviano dati a un unico software, anche quando il lavoratore non è all’interno dell’azienda, è senza dubbio tra le proposte più efficienti che possiamo scegliere oggi per una migliore gestione di aspetti semplici, ma anche complessi, che interessano le nostre aziende.