I libri sociali e i libri contabili
Libri sociali
Oltre ai libri e alle scritture contabili previsti in via generale per l’imprenditore commerciale, la società per azioni deve tenere anche alcuni libri sociali obbligatori
- il libro soci: numero delle azioni emesse, cognome e nome dei titolari delle azioni nominative, i trasferimenti e i vincoli ad esse relativi, versamenti eseguiti, annullamento dei titoli azionari. Per far valere i propri diritti il socio deve provare la proprietà del titolo e chiedere la trascrizione sul libro soci delle proprie generalità in caso di trasferimento.
- il libro delle obbligazioni: ammontare delle obbligazioni emesse e generalità degli obbligazionisti, trasferimenti e vincoli sulle obbligazioni
- il libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee (azioni ordinarie, speciali, obbligazioni, strumenti di partecipazione a uno specifico affare), il libro delle adunanze e delle deliberazioni del Cda, del comitato esecutivo, il libro delle adunanze e delle deliberazioni del collegio sindacale, : verbali delle assemblee svolte. Sono tutti tenuti a cura dell’organo amministrativo, salvo il libro delle adunanze del collegio sindacale (a sua cura).
I soci e il rappresentante comune degli azionisti di risparmio hanno diritto di ispezione sul libro dei soci e il libro delle adunanze dell’assemblea. Non possono esaminare gli altri libri e le scritture contabili. Nuove regole accordano la possibilità di tenere questi libri su supporto informatico, previo complessi accorgimenti come la firma digitale sul documento per attestare la data certa.
I Libri contabili e il bilancio d’esercizio
Il libro degli inventari contiene il bilancio d’esercizio della società. Il bilancio d’esercizio è il documento contabile che rappresenta, in modo chiaro, veritiero e corretto, la situazione patrimoniale e finanziaria della società e il risultato economico d’esercizio. Il bilancio d’esercizio accerta la situazione economica e la redditività della società. Inoltre è uno strumento informativo per i soci e i terzi. Il codice civile altre fonti dettano alcuni principi di redazione del bilancio
- Internazionali (IAS): alcune società (società con azioni o altri strumenti finanziari quotati o diffusi tra il pubblico in misura rilevante in Italia o in un altro stato UE) sono obbligate a redigere il proprio bilancio secondo i principi internazionali.
- Tradizionali
- Chiarezza: la rappresentazione deve consentire a chi legge di capire la situazione patrimoniale, finanziaria e economica della società. Il codice indica le voci che devono essere incluse nel bilancio e il loro ordine.
- Il bilancio è composto da tre documenti, stato patrimoniale, conto economico e nota integrativa
- Rappresentazione Veritiera e corretta: le voci devono rappresentare valori reali, operazioni effettive e devono essere espressione di valutazioni fatte secondo criteri di legge. Da questo principio derivano i criteri di valutazione stabiliti dal codice civile
- Prudenza: questo principio cardine definisce tutti i criteri di valutazione delle poste, per evitare la distribuzione di utili fittizi si cerca di circoscrivere il risultato economico effettivo, evitando che sia sovrastimato
- Prevalenza della sostanza sulla forma: bisogna considerare la funzione, la composizione della voce. Una partecipazione in un altra società può essere inserita in immobilizzazioni finanziarie o nell’attivo circolante a seconda della sua funzione.
- Continuità, going concearn: le poste sono valutate in un ottica di continuazione dell’attività.
- Competenza: vanno iscritti in bilancio tutti i valori di competenza dell’esercizio, non si usa il principio di cassa. Le regole fiscali sono diverse in materia di considerazione di costi, generando fiscalità differita.
- Continuità dei criteri di valutazione utilizzati, seguendo nel tempo gli stessi criteri.
Questo è pensato perché i bilanci siano comparabili nel tempo. I cambiamenti vanno annotati nella nota integrativa.