L’attività di controllo esercitata dal collegio sindacale si esplica attraverso diverse fasi:
- “ricognitiva”, cioè di assunzione di dati e informazioni;
- “valutativa”, cioè diretta a esprimere il giudizio di conformità/difformità dei fatti gestione rispetto ai parametri legali di giudizio;
- una fase diretta ad adottare le misure di reazione a tutela delle regole violate.
Poteri ispettivi e informativi
All’attività “ricognitiva” appartengono una serie di poteri spettanti ai sindaci. Si tratta in realtà di poteri – doveri, ovverosia “di poteri il cui esercizio è doveroso alla stregua del criterio di diligenza in quanto appunto strumentale all’assolvimento del dovere di vigilanza”.
Atti ispettivi e di controllo
Una prima area riguarda gli atti ispettivi e di controllo. Secondo l’art.2403 bis c.c. i sindaci possono in qualsiasi momento, anche individualmente, procedere ad atti d’ispezione e controllo. Questo potere spetta non solo ai sindaci in forma collegiale, ma anche ai singoli sindaci che possono, quindi, autonomamente procedere a porre in essere i predetti atti.
Poteri informativi
Una seconda area riguarda i poteri informativi. Sempre l’art.2403 bis c.c. prevede che il collegio sindacale può chiedere agli amministratori notizie sull’andamento delle operazioni sociali o su determinati affari. Questo potere spetta invece ai sindaci solo in forma collegiale e, cioè, sulla base di un’apposita delibera del collegio sindacale. Introducendo un’importante innovazione rispetto al sistema previdente, lo stesso articolo amplia l’area di estensione dei poteri informativi spettanti ai sindaci stabilendo che il potere di richiedere notizie può riguardare anche le società controllate e che il collegio sindacale può scambiare informazioni con i corrispondenti organi delle società controllate in merito ai sistemi di amministrazione e controllo e all’andamento generale dell’attività sociale. Si segnala, inoltre, come secondo l’art.2381 c.c. gli organi delegati (e cioè gli amministratori delegati e il comitato esecutivo) devono riferire anche al collegio sindacale, con la periodicità fissata nello statuto e comunque almeno ogni 6 mesi, sul generale andamento della gestione e sulla sua prevedibile evoluzione, nonché sulle operazioni di maggior rilievo, per le loro dimensioni e caratteristiche, effettuate dalla società e dalle sue controllate.
Controllo contabile
Nel sistema vigente, il controllo contabile non spetta più in via ordinaria al collegio sindacale. È comunque importante chiarire che l’attribuzione a un organo esterno del potere di svolgere l’attività di controllo contabile non sembra implicare anche che il collegio sindacale non possa procedere ad atti di ispezione e controllo su documenti contabili ovvero che non possa partecipare a riunioni di organi sociali aventi a oggetto l’analisi dei predetti documenti.
Gli atti di ispezione e controllo possono, infatti, riguardare anche documenti contabili. Il profilo che qualifica nel caso di specie l’attività dei sindaci è lo scopo dell’esame di tali documenti. Le scritture contabili devono essere prese in considerazione dai sindaci per il fatto che rilevano l’esistenza e la consistenza di fatti di gestione e in quanto tali sono di interesse nell’espletamento dei controlli aventi a oggetto l’osservanza della legge e dello statuto nonché il rispetto dei principi di corretta amministrazione.
Gli stessi non sono invece legittimati a esprimere un giudizio sulla corretta tenuta in sé delle scritture contabili: profilo che può essere semmai oggetto di segnalazione ai soggetti incaricati del controllo contabile. Secondo l’art.2409-septies c.c., infatti, il collegio sindacale e i soggetti incaricati del controllo contabile sono tenuti a scambiarsi le informazioni rilevanti per l’espletamento dei rispettivi incarichi.
Dipendenti e ausiliari
Al fine di consentire un efficace svolgimento delle predette funzioni di controllo, l’art.2403 bis c.c. prevede che i sindaci possano avvalersi sotto la propria responsabilità e a proprie spese di propri dipendenti e ausiliari. Questo potere è attribuito ai sindaci (e cioè tanto al collegio quanto a ciascun sindaco) al fine di compiere specifiche operazioni di ispezione e controllo. Non è possibile utilizzare dipendenti della società, la retribuzione dell’incarico compete ai sindaci e riguarda ogni atto di ispezione e controllo funzionale all’espletamento dell’incarico dei sindaci.
Per quanto riguarda le cause di ineleggibilità e di decadenza dei sindaci, sono prescritte due rilevanti limitazioni:
- non possono essere utilizzati soggetti che si trovino in una delle situazioni indicate nell’art.2399 c.c.;
- gli amministratori possono rifiutare l’accesso di tali soggetti a informazioni riservate.
Assistenza alle riunioni degli organi collegiali
Appartiene sempre all’area dei poteri – doveri informativi, l’obbligo imposto ai sindaci dall’art.2405 c.c. di assistere alle riunioni del consiglio di amministrazione, del comitato esecutivo e dell’assemblea. Come abbiamo detto questo potere – dovere di assistenza alle riunioni degli organi collegiali non è limitato dalla sfera di competenze riservate al collegio e, quindi, non subisce limitazioni derivanti dall’ordine del giorno degli argomenti in discussione.
I sindaci che, senza un motivo giustificato, non assistono alle assemblee o, durante un esercizio sociale, a due adunanze consecutive del consiglio di amministrazione o del comitato esecutivo, decadono dall’incarico.
Principi di funzionamento delle riunioni dei sindaci in sede collegiale
Mentre i poteri istruttori spettano ai sindaci anche in forma individuale, l’esame del risultato delle attività svolte e la delibera volta ad adottare le misure di reazione, è un’attività che si esercita necessariamente in forma collegiale e quindi nelle riunioni del collegio attraverso una deliberazione assunta sulla base di un principio di maggioranza.
La disciplina sul funzionamento dell’organo è contenuta nell’art.2404 c.c.
Questo prevede che il collegio sindacale deve riunirsi almeno ogni 90 giorni.
Riprendendo analoga disposizione prevista per il consiglio di amministrazione, viene stabilito che le riunioni possano svolgersi anche con mezzi di telecomunicazione. Tale previsione deve però essere prevista nello statuto il quale è tenuto a disciplinarne le modalità di svolgimento. La giurisprudenza di merito si è espressa nel senso della validità di quelle clausole che consentissero le riunioni per videoconferenza, a condizione che fosse garantita la scelta di un luogo, l’identificazione delle persone legittimate a intervenire, la possibilità di intervenire oralmente, di poter visionare, ricevere o trasmettere documentazione.
Alla luce di tali princìpi lo statuto dovrà regolare la riunione con mezzi telematici e dovrà selezionare quegli strumenti telematici di riunione a distanza che consentano di soddisfarli. Il collegio è regolarmente costituito con la presenza della maggioranza dei sindaci e delibera a maggioranza assoluta dei presenti. Il verbale delle riunioni del collegio, sottoscritto dagli intervenuti, deve essere trascritto nell’apposito libro. Il sindaco che è dissenziente rispetto a delibere assunte in seno al consiglio ha il diritto di iscrivere a verbale i motivi del dissenso.
In ordine alle modalità di convocazione del collegio, in mancanza di espresse disposizioni di legge si ritiene che possa essere applicata, in via analogica, la disciplina recata per le riunioni del consiglio di amministrazione anche alle riunioni del collegio sindacale, a eccezione di quelle regole che si presumono in contrasto con i princìpi che regolano il funzionamento del collegio quali, per esempio, la partecipazione alla riunione e l’espressione del voto a mezzo di rappresentante. Trova inoltre riconoscimento il principio della rilevanza giuridica dell’invalidità delle delibere del collegio sindacale non prese in conformità della legge o dello statuto.
Infine, ogni organo collegiale presuppone l’esistenza al suo interno di organi con poteri ordinatori. Il codice civile si limita a prevedere l’esistenza del presidente del collegio sindacale il quale deve essere eletto dall’assemblea. Anche in questo caso la disciplina relativa ai poteri di tale soggetto può essere desunta, sulla base di un procedimento analogico, da quanto previsto in materia di consiglio di amministrazione. L’art.2381 c.c. stabilisce, infatti, che al presidente, salva diversa previsione dello statuto, spetta il potere di convocare il consiglio, fissarne l’ordine del giorno, coordinarne i lavori e assicurare un’idonea informazione dei consiglieri.
Misure di reazione e tutela
Il codice civile definisce, infine, quel complesso di poteri attraverso cui si adottano le misure esperibili a tutela degli interessi violati. In tale ambito rientrano: la relazione del collegio sindacale all’assemblea; il dovere di impugnare le delibere invalide dell’assemblea e del consiglio di amministrazione; l’attività di controllo posta in essere a seguito della denuncia di fatti censurabili; il potere di convocare l’assemblea; l’esercizio dell’azione di denuncia al tribunale.
Relazione all’assemblea
L’attività di controllo dei sindaci trova la sua naturale esplicitazione nella relazione presentata in assemblea in occasione dell’approvazione del bilancio d’esercizio. Il collegio sindacale, infatti, è sostanzialmente un organo referente dell’assemblea. Secondo l’art.2429 c.c. il bilancio d’esercizio deve essere comunicato, unitamente alla relazione sulla gestione, dagli amministratori al collegio sindacale almeno 30 giorni prima di quello fissato per l’assemblea che deve discuterlo e il collegio sindacale deve riferire all’assemblea sui risultati dell’esercizio sociale e sull’attività svolta nell’adempimento dei propri doveri e deve fare le osservazioni e le proposte in ordine al bilancio e alla sua approvazione.
In considerazione delle funzioni ora affidate al collegio sindacale, la relazione deve essere finalizzata, per un verso, a esprimere le risultanze dell’attività di controllo svolta in ordine alla correttezza della gestione e, per altro verso, a formulare quelle osservazioni sul bilancio di ordine non contabile (come, per esempio, in merito alle proposte degli amministratori sulla destinazione degli utili). Non sembra invece del tutto coerente con la rigida separazione dei controlli contabili dai controlli di legalità sostanziale, la previsione secondo la quale il collegio sindacale si deve esprimere nel caso in cui il bilancio venga redatto derogando ai criteri generali di valutazione ai sensi dell’art.2423, co.4, c.c.
Qualche perplessità sussiste anche per quei compiti specifici affidati al collegio sindacale in materia di bilancio, relativi all’iscrizione dei costi di impianto e di ampliamento, dei costi di ricerca, di sviluppo e di pubblicità aventi utilità pluriennale, nonché relativi all’iscrizione dell’avviamento (art.2426, n.5 e 6, c.c.).
Si tenga conto del resto che lo stesso art.2429 c.c. prevede l’obbligo in capo al soggetto incaricato del controllo contabile di predisporre “analoga relazione”. Anche sotto questo profilo appare incongrua la situazione di due relazioni presentate da soggetti diversi aventi il medesimo oggetto.
A ogni modo, relazione è il prodotto dell’attività collegiale retta dal principio di maggioranza. Tale principio implica che non vi è spazio per l’inclusione nella relazione delle eventuali osservazioni del sindaco che dissente dalle deliberazioni adottate. L’unico mezzo che il soggetto ha per esprimere il proprio dissenso è quello di far iscrivere a verbale i motivi del dissenso.
Impugnazione delle delibere dell’assemblea e del consiglio
Un’altra categoria di poteri rilevanti è quella di impugnazione delle deliberazioni invalide adottate dagli organi collegiali. In particolare, l’art.2377 c.c. prevede che le deliberazioni dell’assemblea che non sono prese in conformità della legge o dello statuto possono essere impugnate anche dal collegio sindacale.
L’art.2379 c.c. afferma che chiunque vi ha interesse (e, quindi, anche i sindaci in quanto deputati proprio al rispetto della legge) può impugnare la deliberazione dell’assemblea, nei casi di mancata convocazione dell’assemblea, di mancanza del verbale, di impossibilità o illiceità dell’oggetto.
L’art.2388 c.c. stabilisce che le deliberazioni del consiglio di amministrazione che non sono prese in conformità della legge o dello statuto possono essere impugnate dal collegio sindacale; trattasi comunque di poteri a esercizio collegiale.
Potere di convocazione dell’assemblea
Altra categoria di misure di reazione è quella concernente il potere di convocazione dell’assemblea.
Il codice civile assegna ai sindaci il potere di convocare l’assemblea in specifiche situazioni. Innanzitutto, il collegio sindacale deve convocare d’urgenza l’assemblea per la nomina dell’amministratore o del consiglio di amministrazione nel caso in cui vengano a cessare l’amministratore unico o tutti gli amministratori, spettandogli nel frattempo anche il potere di compiere gli atti di ordinaria amministrazione (art.2386 c.c.).
Al collegio spetta inoltre il potere di convocare l’assemblea ed eseguire le pubblicazioni prescritte dalla legge, in caso di omissione o ingiustificato ritardo da parte degli amministratori (art.2406 c.c.).
La riforma del diritto societario ha modificato tali poteri di convocazione prevedendo che il collegio sindacale possa, previa comunicazione al presidente del consiglio di amministrazione, convocare l’assemblea qualora nell’espletamento del suo incarico ravvisi fatti censurabili di rilevante gravità e vi sia urgente necessità di provvedere. I presupposti della convocazione sono, quindi, la sussistenza di fatti censurabili di rilevante gravità e la necessità di provvedere da parte dell’assemblea in modo urgente.
Infine, va sottolineato che relativamente alle società con azioni quotate nei mercati regolamentati, l’art.151 del Testo Unico dell’intermediazione finanziaria prevede che il collegio sindacale di tali società può convocare l’assemblea dei soci, il consiglio di amministrazione nonché il comitato esecutivo.
Denunzia di fatti censurabili
Una specifica attività di controllo è quella che deriva dalla denunzia al collegio sindacale da parte dei soci. L’art.2408 c.c. prevede che il socio possa denunziare i fatti che ritiene censurabili al collegio sindacale, il quale deve tener conto della denunzia nella relazione all’assemblea.
Nel caso in cui, poi, la denunzia sia fatta da tanti soci che rappresentino almeno 1/20 del capitale sociale, oppure 1/50 nelle società che fanno ricorso al mercato del capitale di rischio (ovvero la minore percentuale fissata dallo statuto), il collegio sindacale deve indagare senza ritardo sui fatti denunziati e presentare le sue conclusioni ed eventuali proposte all’assemblea, potendola convocare ove ricorrano le condizioni indicate nell’art.2406 c.c.
La nozione di «fatti censurabili» comprende la violazione di tutti i doveri derivanti agli amministratori dalla legge.
Denunzia al tribunale
Particolarmente significativa dell’ampliamento dei poteri di reazione attribuiti al collegio sindacale è la nuova versione dell’art.2409 c.c. che disciplina la denunzia al tribunale. L’art.2409 c.c. prevede che spetta anche al collegio sindacale il potere di denunzia al tribunale, al fine di richiedere l’adozione degli opportuni provvedimenti nel caso in cui vi sia il fondato sospetto che gli amministratori, in violazione dei loro doveri, abbiano compiuto gravi irregolarità nella gestione che possono arrecare danno alla società o a società controllate. In questo caso, il collegio sindacale è infatti svincolato da una delibera dell’assemblea e ha un autonomo potere che ha immediati riflessi esterni.
Responsabilità dei sindaci
L’art.2407 c.c. disciplina il tema della responsabilità dei sindaci.
A tale scopo, l’articolo enuncia il criterio in base al quale deve misurarsi la responsabilità dei sindaci, che è quello della professionalità e della diligenza richieste dalla natura dell’incarico. Tale formula sembra da intendere nel senso che sono le caratteristiche dell’impresa in cui si assume la funzione che graduano la responsabilità dei sindaci e non le competenze possedute dal soggetto.
Le categorie di responsabilità cui sono soggetti i sindaci sono di due tipi.
Responsabilità esclusiva
La prima, che è la responsabilità esclusiva, in quanto propria dei sindaci, riguarda la verità delle loro attestazioni, nonché l’obbligo di conservare il segreto sui fatti e sui documenti di cui hanno conoscenza per ragione del loro ufficio.
Responsabilità concorrente
La seconda, è una responsabilità concorrente con gli amministratori per i fatti o le omissioni di questi, quando il danno non sì sarebbe prodotto se essi avessero vigilato in conformità degli obblighi della loro carica. La logica sottesa a questo secondo tipo di responsabilità, è che il mancato esercizio dell’attività di controllo, non è di per sé fonte di danni per la società. Lo diventa nel caso in cui ha permesso una deviazione dai principi di corretta gestione da parte degli amministratori. La responsabilità nasce per il danno derivante alla società, ai creditori sociali, ovvero a singoli soci o terzi dai comportamenti illegittimi posti in essere dagli amministratori.
La responsabilità è solidale in capo ai sindaci con gli amministratori. La stessa è però legata al duplice presupposto che sia a essi imputabile la violazione dell’obbligo di vigilanza con la professionalità e la diligenza richiesta e che il danno non si sarebbe prodotto in presenza di un corretto adempimento dei loro doveri.