Organi e modelli organizzativi delle SpA

La società per azioni si caratterizza per la presenza di 3 distinti organi, ciascuno investito per legge di specifiche funzioni e competenze

  1. organo deliberativo = assemblea dei soci: organo con funzioni strettamente deliberative (dopo la riforma) circoscritte per legge a certe decisioni
  2. organo amministrativo: si occupa della gestione dell’impresa sociale e ha ampi poteri decisionali in materia. Gli amministratori hanno la rappresentanza legale della società. Devono dare attuazione, sotto la propria responsabilità, alle deliberazioni dell’assemblea
  3. organo di controllo interno, con funzioni di controllo sull’amministrazione della società.

Dopo la riforma del 2004, è possibile scegliere tra 3 alternativi sistemi organizzativi di amministrazione e controllo:

  1. tradizionale: è il sistema previsto nel codice del 42 e trova applicazione in mancanza di diverse disposizioni statutarie.
  2. dualistico: tale sistema di ispirazione tedesca prevede che il controllo sia esercitato dal consiglio di sorveglianza nominato dall’assemblea e l’amministrazione sia esercitata dal consiglio di gestione nominato dal consiglio di sorveglianza
  3. monistico: tale sistema di ispirazione anglosassone l’amministrazione è esercitata dal consiglio di amministratore nominato dall’assemblea. All’interno del CdA si nominano i componenti del comitato per il controllo di gestione

a. L’ASSEMBLEA GENERALE DEI SOCI

L’assemblea è l’organo composto dai soci: la sua funzione è quella di formare la volontà della società nelle materie riservate alla sua competenza dalla legge o dallo statuto. L’assemblea decide secondo il principio maggioritario e le delibere valgono come volontà della società, vincolando anche i soci assenti e dissenzienti, purché siano rispettate le norme previste. L’assemblea dopo la riforma ha assunto competenze specifiche: precedentemente si potevano ripartire in modo molto più libero. Adesso la gestione è riservata all’organo amministrativo che ha competenza generale inderogabile. Se l’assemblea delibera oltre le sue competenze la delibera è nulla o annullabile, è inefficace A seconda dell’oggetto delle deliberazioni distinguiamo tra assemblea ordinaria e assemblea straordinaria. Distinguiamo tra

  1. assemblea generale dei soci: coloro che hanno azioni ordinarie
  2. assemblee speciali: se sono state emesse diverse categorie di azioni ci sono le assemblee speciali di categoria.

IL PROCEDIMENTO ASSEMBLEARE

Convocazione dell’assemblea

La convocazione è di regola decisa dall’organo amministrativo, i quali possono disporla ogni qualvolta lo ritengano opportuno. La convocazione dell’assemblea è obbligatoria:

  • Almeno una volta all’anno entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio per l’approvazione del bilancio. Questo termine può essere prorogato fino a 180 giorni per effettive ragioni dovute alla struttura della società o per redigere il bilancio consolidato.
  • Qualora ne sia fatta richiesta da soci che rappresentano insieme almeno il 10% del capitale sociale (1/30 nelle società aperte) indicando l’ordine del giorno. Se gli amministratori o in loro vece i sindaci non provvedono la convocazione è ordinata dal tribunale (chiede perché prima).
  • Qualora si verifichi una causa di scioglimento.Quando viene a mancare la maggioranza degli amministratori/sindaci ed è necessario ricostituire un organo.

La convocazione dell’assemblea deve essere disposta dal collegio sindacale qualora gli amministratori non provvedano in caso di convocazione obbligatoria, quando vengono a mancare tutti gli amministratori, e quando nel suo incarico ravvisi fatti censurabili di rilevante gravità. Il tribunale può convocare l’assemblea quando amministratori e sindaci omettano di farlo. L’assemblea è convocata nel comune dove ha sede la società se lo statuto non dispone diversamente. Se non c’è indicazione del luogo, si intende nella sede della società. Iter:

1. Pubblicazione dell’avviso di convocazione sulla Gazzetta Ufficiale o su un quotidiano indicato nello Statuto almeno 15 giorni prima della data dell’assemblea. Il termine può essere allungato per le società quotate a 30 giorni in caso occorra raccogliere le deleghe, a 20 giorni per convocazione richiesta dalla minoranza o per il verificarsi di una causa di scioglimento. Se la società non è quotata si può convocare l’assemblea mediante avviso recapitato ai soci 8 giorni prima con mezzi che garantiscano la prova dell’avvenuto ricevimento (fax, raccomandata, Pec: tutte le società di capitali devono avere la Pec per l’iscrizione nel registro delle imprese). L’avviso deve contenere l’indicazione del giorno, dell’ora e del luogo dell’adunanza e l’ordine del giorno.

  • l’assemblea può deliberare su argomenti non contenuti nell’ordine del giorno solo se è un ASSEMBLEA TOTALITARIA, ovvero in cui partecipano la rappresentanza di tutto il capitale e la maggioranza dei membri dell’organo amministrativo e di controllo. Solo se sono rispettate le regole disposte l’assemblea è valida.

COSTITUZIONE DELL’ASSEMBLEA E VALIDITÀ DELLE DELIBERAZIONI

È detto QUORUM COSTITUTIVO la parte di capitale sociale che deve essere rappresentata in assemblea perché questa sia regolarmente costituita e possa iniziare i lavori È detto QUORUM DELIBERATIVO la parte di capitale sociale che si deve esprimere a favore di una determinata deliberazione perché essa sia approvata. Nel conteggio del quorum non si tiene conto delle azioni istituzionalmente prive del diritto di voto, si considerano le azioni per le quali il voto è stato occasionalmente sospeso (non varia il numero di azioni che devono essere rappresentate ma solo la % di approvazione in questo ultimo caso).

Svolgimento dell’assemblea e verbalizzazione

L’assemblea è presieduta dal presidente dell’assemblea individuato nello statuto o designato dall’assemblea. Egli è tenuto a moderare l’assemblea, verifica se c’è il quorum costitutivo, verifica l’identità e la legittimazione dei partecipanti, accerta l’esito delle votazioni. È affiancato da un segretario designato nello stesso modo incaricato di redigere il verbale dell’assemblea il più possibile analitico e preciso. Devono essere indicati: data, luogo di svolgimento, partecipanti, argomenti discussi, modalità e risultati delle votazioni, patti parasociali in società chiusa, chi ha votato a favore, chi contro, chi si è astenuto. Se il verbale è redatto da un notaio non è necessario il segretario. Il verbale di assemblea straordinaria deve essere redatto dal notaio. I verbali devono essere trascritti nell’apposito libro delle adunanze e delle deliberazioni dell’assemblea tenuto dagli amministratori.

Chi ha il diritto di partecipare all’assemblea? Partecipano all’assemblea i soci che hanno diritto di voto in relazione a quella delibera. Possono intervenire in assemblea infatti i componenti degli organi di amministrazione e controllo, i rappresentanti comuni degli azionisti di risparmio, degli obbligazionisti, e dei titolari di strumenti finanziari di partecipazione ad uno specifico affare, gli azionisti titolari del diritto di voto, l’usufruttuario, il creditore pignoratizio, il socio che ha dato le azioni in pegno o ipoteca, soggetti che agiscono con delega. In particolare gli amministratori convocano l’assemblea e espongono gli argomenti dell’ordine del giorno; i sindaci sono obbligati a prendere parte all’assemblea e controllare l’operato degli amministratori: devono essere informati su tutto ciò che succede, ecco perché prendono parte a Cda e assemblee (la loro assenza ingiustificata per due volte consecutive è causa di decadenza dell’incarico).

Si dimostra di aver diritto a partecipare all’assemblea esibendo il titolo, depositandolo presso la sede o una banca indicata (per non più di due giorni non festivi nelle società non quotate), esibendo una certificazione emessa dall’intermediario per i titoli de materializzati. Lo statuto può inoltre permettere l’intervento in assemblea mediante mezzi di telecomunicazione o ammettendo il voto per corrispondenza. La partecipazione può essere

  • Diretta: presenza fisica, con mezzi di comunicazione, voto per corrispondenza
  • Indiretta: il socio può farsi rappresentare per delega. Consente la partecipazione indiretta dei piccoli azionisti alla società e agevola il raggiungimento del quorum costitutivo. Si presta ad abusi, per questo ci sono specifiche regole come il fatto che la delega deve essere rilasciata per iscritto, nominativa: Limiti
    • Non si può affidare una delega a amministratori, sindaci, dipendenti, revisore dei conti
    • Un soggetto può rappresentare
      • 20 soci se la società è chiusa
      • 50 se la società è aperta CS<5.000.000€
      • 100 se la società è aperta 5.000.000€< CS<25.000.000 €
      • 200 se la società è aperta CS >25.000.000€

La delega può essere

  • Occasionale: per specifiche assemblee o situazioni. Deve essere piena, indicare il nome del delegato, in forma scritta e revocabile. Nelle società aperte le deleghe possono essere date solo per singole assemblee e successive convocazioni della stessa.
  • Gestoria: rilasciata al gestore del portafoglio di investimento. Non ci sono limiti quantitativi ma regole speciali previste nel Tuif e dalla Consob.
  • Sollecitata: un soggetto che in una società quotata possiede più dell’1% del CS può sollecitare il rilascio di deleghe in suo favore. il committente richiede l’adesione a specifiche proposte di voto. Il committente deve avvalersi di un intermediario che effettua la sollecitazione mediante la diffusione di un prospetto e di un modulo di delega.
  • Associativa: raccolta delle deleghe in società quotate, si formano associazioni di piccoli azionisti.

Modalità di voto: nello statuto o nel regolamento dei lavori assembleari o deciso nella singola assemblea (per alzata di mano, per schede, per acclamazione). Non è ammissibile il voto segreto, occorre sapere come hanno votato i soci per capire chi ha diritto di impugnazione delle delibere e diritto di recesso.

Limite all’esercizio del diritto di voto: il conflitto di interessi

Il socio portatore di un interesse in conflitto con quello della società deve astenersi dal voto. Se non si astiene la delibera è impugnabile se il socio vota a proprio favore e non nell’interesse della società e il suo voto è determinante per la decisione. La delibera quindi non è annullabile ma impugnabile a patto che il voto sia stato determinante e sussista un danno potenziale. In caso di conflitti di interessi tra socio e socio si segue cos’è disposto nell’atto costitutivo, e in assenza di disposizioni si applica il principio di buona fede nell’esecuzione di un contratto.

La disciplina del conflitto di interessi non può essere richiamata in caso di abusi della maggioranza ai danni della minoranza (sciogliere la società per ricostituirla senza il socio sgradito) perché la società non riceve un danno patrimoniale né attuale né potenziali. In questi casi si tende ad applicare il principio di correttezza buona fede nell’attuazione del contratto affermando l’annullabilità della delibera quando la stessa sia ispirata dal solo scopo di danneggiare singoli soci. Anche in caso di abuso del diritto di voto e in caso di abusi della minoranza la giurisprudenza giunge al medesimo risultato.

Invalidità delle delibere assembleari: IMPUGNAZIONE DELLE DELIBERE

Può essere determinata

  1. Vizi del consenso: casistiche del diritto privato
  2. Violazioni di norme procedurali/formali

b. L’ORGANO AMMINISTRATIVO

All’organo amministrativo compete l’amministrazione della società: ha potere gestorio generale (su tutti gli argomenti non riservati a assemblea e collegio sindacale) e ha la rappresentanza della società. Spetta a questo organo l’esercizio di tutte le operazioni necessarie al conseguimento dell’oggetto sociale. La responsabilità di quando messo in atto sull’organo amministrativi ricade solo su di esso, anche se chiedono pareri all’assemblea.

Struttura tradizionale

Spa non quotate: Consiglio di Amministrazione (CdA) o amministratore unico

Spa quotate: Consiglio di Amministrazione (CdA)

Funzioni

a. Gli amministratori deliberano su tutti gli argomenti attinenti alla gestione della società che non siano riservati dalla legge all’assemblea = potere gestorio

b. Gli amministratori (tutti o alcuni) hanno la rappresentanza generale della società. Può essere esercitata congiuntamente (firma congiunta) o disgiuntamente (firma disgiunta) il potere è generale, non circoscritta a atti rientranti nell’oggetto sociale. Il potere di rappresentanza riguardante l’attività esterna (a uno o più amministratori) non va confuso col potere di gestione riguardante l’attività interna (spetta al Cda o al comitato esecutivo). Normalmente la rappresentanza integra la qualità di amministratore, di regola è attribuita al presidente del Cda e ad uno o più amministratori delegati, ma la società può disporre diversamente:

  • L’invalidità dei poteri degli amministratori dovuti a invalidità della nomina non è opponibile a terzi, salvo provare la conoscenza di terzi.
  • La società è vincolata anche per gli atti compiuti eccedendo i limiti imposti all’amministratore anche se pubblicati nel registro delle imprese, salvo dolo. All’interno della società aver ecceduto i limiti è giusta causa di revoca e/o richiesta di risarcimento
  • I limiti legali sono opponibili a terzi se essi erano conosciuti o riconoscibili (contratto concluso in conflitto di interessi se esso era conosciuto o riconoscibile)

La società può nominare anche altri rappresentanti come i direttori generali, o procuratori esterni per singoli affari: in questi casi siamo di fronte alla rappresentanza negoziale, sottoposta a regole diversa dalle qui illustrate riguardanti la rappresentanza organica.

c. Danno impulso all’attività dell’assemblea, la convocano e fissano l’ordine del giorno, attuano le delibere assembleari e hanno il potere/dovere di impugnare le delibere che violino la legge o l’atto costitutivo.

d. Devono curare la tenuta dei libri e delle scritture contabili della società, devono redigere il bilancio e adempiere gli obblighi pubblicitari.

e. Devono prevenire il compimento di atti pregiudizievoli per la società o quanto meno eliminare gli effetti dannosi.

Rapporto assemblea – amministratori

La gestione dell’impresa spetta esclusivamente agli amministratori, i quali compiono le operazioni necessarie al raggiungimento dell’oggetto sociale (sulle autorizzazioni vedi prima). Il rapporto tra assemblea e amministratori non è assimilabile al mandato perché l’assemblea non può dare direttive agli amministratori né compiere direttamente le operazioni di gestione. Tra assemblea e amministratori c’è un rapporto di controllo reciproco:

  • L’assemblea nomina e revoca gli amministratori, decide sulle sue responsabilità, approva il bilancio, traduzione contabile delle operazioni fatte.
  • Gli amministratori convocano l’assemblea, stabiliscono l’ordine del giorno, possono impugnare le delibere.

Nomina, revoca, compenso, divieti degli amministratori

I primi amministratori sono nominati nell’atto costitutivo, i successivi dall’assemblea ordinaria. È possibile riservare la nomina di uno o più membri dell’organo a un soggetto particolare: stato o enti pubblici se c’è partecipazione pubblica (possono essere revocati solo da chi li nomina), specifica categoria di soci, possessori di altri strumenti finanziari partecipativi, un membro nominato dalla minoranza con votazione di lista (obbligatoria nelle spa quotate): almeno un membro del cda deve essere espressione della lista di minoranza che abbia ottenuto il maggior numero di voti.

Col voto di lista vengono presentate due o più liste di candidati e ogni socio può votare per una sola lista: i posti in consiglio di amministrazione sono distribuiti in proporzione ai voti riportati da ciascuna lista, secondo l’ordine di preferenza dei candidati. Lo statuto può imporre norme particolari per la nomina alle cariche sociali, salvo l’inderogabile competenza assembleare nella nomina degli amministratori. Il numero degli amministratori è fissato nello statuto: può anche indicare un numero minimo e un numero massimo lasciando all’assemblea la facoltà di decidere il numero effettivo di amministratori. Gli amministratori possono essere soci o non soci, purché rispettino alcuni requisiti

  • Ineleggibilità: persone giuridiche, interdetti, inabilitati, falliti, condannati a una pena che comporta l’interdizione dai pubblici uffici. Se si nomina un soggetto ineleggibile la nomina è nulla
  • Incompatibilità: impiegati civili dello stato, titolari di cariche di governo, membri del parlamento, avvocati. La nomina non è nulla ma c’è un obbligo di scelta fra uno e l’altro ufficio.
  • Gli amministrazioni di società quotate devono tutti possedere, a pena nullità dell’incarico, i requisiti di onorabilità fissati dal ministero di grazia e giustizia
  • Almeno un membro del Cda in società quotate deve essere un amministratore indipendente, esser ciò in possesso dei requisiti fissati dal Tuf
  • Altri requisiti fissati nell’atto costitutivo, per esempio professionalità

Durata dell’incarico: tre esercizi, essi scadono alla data dell’assemblea convocata per approvare il bilancio relativo all’ultimo anno di carica. Sono rieleggibili se l’atto costitutivo non prevede diversamente

Cessazione dell’incarico:

  • Scadenza del termine di durata
  • Revoca dall’assemblea: se la revoca non è per giusta causa, l’amministratore revocato ha diritto a un risarcimento danni.
  • Rinuncia all’incarico, dimissioni
  • Decadenza di ufficio: intervengono cause di ineleggibilità
  • Morte dell’amministratore
  • Altre clausole contenute nell’atto costitutivo: ad esempio la simul stabunt, simul cadent che considera il Cda come un organo unitario, non si ammettono rinnovi parziali, se viene a mancare un amministratore cessa l’intero organo. L’assemblea per la ricostituzione è convocata con urgenza dagli amministratori rimasti in carica salvo deroghe nello statuto.
  • Impedire che il verificarsi di una causa di cessazione porti alla paralisi dell’organo

Compenso: gli amministratori hanno diritto a un compenso per la loro attività, determinato dall’assemblea ordinaria o stabilito dallo statuto. Nel sistema dualistico è determinato dal consiglio di sorveglianza. Se non è stabilito dalla società è determinato dal giudice. Di regola è in denaro, ma può anche consistere in partecipazioni agli utili o in stock options (diritto di sottoscrivere a un prezzo predeterminato azioni di futura emissione). C’è piena libertà sulle modalità, l’assemblea potrebbe stabilire il compenso per l’intero organo che al suo interno si occuperà di ripartire la somma. Il compenso non deve essere confuso con la remunerazione, legata allo svolgimento di particolari cariche come l’amministratore delegato: la remunerazione è decisa dallo stesso Cda sentito il collegio sindacale.

Divieto di concorrenza: gli amministratori non possono assumere la qualità di soci a responsabilità illimitata in società concorrenti, nè esercitare un’attività concorrente per conto proprio o altrui, nè essere amministratori o direttori generali in società concorrenti, salvo autorizzazione dell’assemblea. L’inosservanza del divieto espone l’amministratore a una revoca per giusta causa e a risarcimento per i danni arrecati. Nelle società quotate ci sono obblighi di informazione sui possessi azionari degli amministratori. Essi non possono compiere operazioni su strumenti finanziari della società, sfruttando informazioni privilegiate ottenute in ragione del suo ufficio.

Interessi: un amministratore che si trovi in una determinata operazione in cui ha un interesse non necessariamente in conflitto con quello della società:

  • Deve darne notizia agli altri amministratori e al collegio sindacale
  • Se si tratta di un amministratore delegato deve astenersi da compiere l’operazione
  • Il Cda deve adeguatamente motivare le ragioni e la convenienza per la società dell’operazione.

 

Il consiglio di amministrazione: organizzazione

Come accennato la spa può avere un amministratore unico (solo se spa chiusa) o una pluralità di amministratori. Tale pluralità costituisce il CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE (Cda), retto da un presidente scelto tra i suoi membri dallo stesso Cda o dall’assemblea. L’attività deliberativa (relativa sia agli atti di gestione, sia alle altre competenze come convocare l’assemblea, redigere il bilancio) è esercitata collegialmente. Le relative decisioni devono essere adottate a maggioranza, in apposite riunioni alle quali devono assistere i sindaci. La rappresentanza della società è invece funzione individuale degli amministratori designati nell’atto costitutivo o dall’assemblea all’atto della nomina. Tale potere può essere esercitato congiuntamente o disgiuntamente. Inoltre è da ritenersi che l’attività di vigilanza spetti anche al consiglio di amministrazione e al singolo amministratore dato che esso è solidalmente responsabile dei danni che possono derivare alla società dall’omessa vigilanza.

Ogni amministratore può esaminare e controllare i documenti sociali, compiere atti di ispezione, chiedere informazioni agli amministratori delegati. Il Cda è convocato dal presidente stesso, il quale ne fissa anche l’ordine del giorno, ne coordina i lavori e provvede affinché tutti gli amministratori siano adeguatamente informati sulle materie scritte. Le delibere consiliari sono prese a maggioranza assoluta dei presenti (voto per teste): per il quorum costitutivo è necessaria la presenza della maggioranza degli amministratori in carica, salvo disposizioni dello statuto. Le riunioni devono essere verbalizzate: occorre l’atto pubblico per delibere prese per delega su materie di competenza assembleare.

Occorre tenere un apposito libro delle adunanze e delle deliberazioni del Cda. Sono annullabili tutte le delibere prese non in conformità della legge o dello statuto (vizi di procedimento e contenuto). L’impugnativa può essere proposta dagli amministratori assenti o dissenzienti o dai sindaci entro 90 giorni dalla data di deliberazione. Se la delibera lede un diritto soggettivo del socio questi potrà agire giudizialmente per ottenere l’annullamento della delibera. In passato l’impugnazione era consentita solo nel caso di delibera adottata con voto determinante di un amministratore in conflitto di interessi. L’annullamento delle delibere non pregiudica i diritti acquisiti in buona fede dai terzi in base ad atti compiuti in attuazione della delibera. Nelle società per azioni di maggiori dimensioni è frequente un’articolazione interna del Cda per rendere più razionale ed efficiente la gestione corrente dell’impresa sociale.

Si possono delegare attribuzioni del Cda (se assemblea e atto costitutivo lo consentono) a comitati esecutivi formati da uno o più amministratori delegati. Il comitato esecutivo è un organo collegiale che assume decisioni riunendosi in assemblee a cui presenziano i sindaci. Le relative deliberazioni devono risultare da apposito libro. L’amministratore delegato è un soggetto che si occupa di funzioni a lui affidategli. Se ci sono più amministratori delegati, essi possono agire congiuntamente o disgiuntamente a seconda di quanto stabilito nello statuto o nell’atto di nomina. Solitamente ha la rappresentanza della società La creazione e l’articolazione degli organi delegati devono essere previste dallo statuto o devono essere consentite dall’assemblea ordinaria. La designazione dei membri del comitato o degli amministratori delegati è fatta dal Cda. La delega:

  • Deve indicare contenuto, limiti, modalità di esercizio delle funzioni delegate
  • Il Cda può imporre direttive ai delegati e riappropriarsi in ogni momento delle funzioni delegate. La delega infatti non spoglia il consiglio di amministrazione delle attribuzioni delegate.
  • Ci sono funzioni non delegabili
    • Redazione del bilancio
    • Aumento di CS
    • Redazione progetti di fusione/scissione
    • Distribuzione di acconti su dividendi
    • Redazione proposta di concordato preventivo, concordato fallimentare o amministrazione controllata

Gli organi delegati devono presentare relazioni sul loro operato ogni 180 giorni, dato che i componenti del Cda hanno l’obbligo di agire informati (avere info in merito allo svolgimento delle operazioni dei delegati). Gli organi delegati

  • Curano l’assetto organizzativo, amministrativo e contabile della società sia adeguato alla natura e alle dimensioni dell’impresa
  • Riferiscono periodicamente al consiglio di amministrazione.

 

Il Cda

  • Valuta, sulla base delle informazioni ricevute, l’adeguatezza dell’assetto organizzativo, amministrativo e contabile della società sia adeguato alla natura e alle dimensioni dell’impresa
  • Esaminare i piani strategici, industriali e finanziari della società
  • Valutare, sulla base della relazione degli organi delegati,il generale andamento della gestione

 

Responsabilità degli amministratori

Gli amministratori sono civilmente responsabili del loro operato verso la società, verso i soci e verso i terzi.

Gli amministratori di fatto

Soggetto che, senza una nomina formale, agisce come se di fatto fosse un amministratore, ingerendo sistematicamente nella direzione dell’impresa sociale. Gli amministratori di fatto sono equiparati agli amministratori legalmente nominati.

I direttori generali

Si occupano di alta gestione dell’impresa sociale e sono assimilati agli amministratori in numerose norme penali e fallimentari. Se nominati dallo statuto o dall’assemblea si applicano le norme che regolano la responsabilità civile degli amministratori.

c. ORGANO DI CONTROLLO SULLA GESTIONE

Il collegio sindacale è l’organo di controllo interno della società che adotta il sistema tradizionale, con compiti di vigilanza sull’amministrazione della società. È garante dell’affidabilità delle informazioni date all’interno della società e all’esterno, e del corretto funzionamento della società.

Composizione

Il collegio sindacale si compone

  • di tre o 5 membri effettivi + 2 supplenti, soci o non soci, secondo quanto stabilito dallo statuto nelle società non quotate
  • nella SpA quotate deve essere composto da almeno 3 membri effettivi + due supplenti. È possibile adeguare il numero di sindaci alla complessità dell’impresa sociale
  • capitale inferiore a 1.000.000€: potevano prevedere il sindaco unico. Questa novità introdotta a novembre 2011 è stata abrogata a gennaio 2012

Nomina

I primi sindaci sono indicati nell’atto costitutivo, successivamente sono nominati dall’assemblea ordinaria (controllati e controllanti sono espressione dello stesso gruppo di controllo ha una scarsa efficacia del controllo). È possibile riservare per statuto la nomina di uno o più componenti a stato, enti pubblici che abbiano partecipazioni in società e a possessori di strumenti finanziari partecipativi. Nelle società quotate un membro deve essere eletto dalla minoranza col sistema del voto di lista: nelle società quotate la Consob definisce le modalità di nomina. Chi può essere nominato sindaco?

  • Società non quotate
    • Almeno 1 membro effettivo e un supplente devono essere nominati tra gli iscritti all’albo dei revisori legali dei conti.
    • I restanti membri devono essere iscritti a tale albo oppure all’albo degli avvocati o dei dottori commercialisti e esperti contabili, o consulenti del lavoro, professori universitari di ruolo in materie giuridiche o economiche.
  • Società quotate
    • Ci sono appositi regolamenti ministeriali che impongono requisiti di onorabilità, professionalità e indipendenza

Cause di ineleggibilità:

 Stesse cause previste per gli amministratori

  • Coloro legati alla società o società facenti parte dello stesso gruppo da un rapporto di lavoro, da un rapporto di consulenza, da una prestazione d’opera retribuita, da altri rapporti di natura patrimoniale che ne compromettano l’indipendenza.
  • Coniuge, parenti o affini entro il 4 grado degli amministratori

Cause di incompatibilità:

  • Amministratori
  • Altre cause previste dallo statuto

Cumulo di incarichi: per favorire l’efficacia del controllo la legge impone che i sindaci nominati debbano render noti all’assemblea gli incarichi di amministrazione e controllo presso altre società. Limiti al cumulo di incarichi da parte dei sindaci possono essere previsti in statuto. Nelle società quotate o con strumenti finanziari diffusi tra il pubblico la Consob impone dei limiti al cumulo di incarichi

Compenso: nell’atto di nomina si fissa il compenso per i sindaci, invariabile in corso di carica. È predeterminato e invariabile

Durata: restano in carica per 3 esercizi e sono rieleggibili. I sindaci scaduti restano in carica fino alla nomina dei nuovi.

Cessazione

  • La revoca può essere decisa dall’assemblea ordinaria solo per giusta causa. La delibera deve essere approvata dal tribunale al fine di verificare se la giusta causa sussiste davvero. I sindaci nominati dagli enti pubblici possono essere revocati solo dall’ente che li ha nominati.
  • Decadenza:
    • Sopraggiunge una causa di ineleggibilità
    • Cancellazione dall’albo
    • Mancata presenza ingiustificata per 2 volte consecutive in assemblea, alle riunioni del Cda o del collegio sindacale
    • Rinuncia/dimissioni
    • Morte

Se cessa dalla carica subentra il supplente più anziano, fermo restando il requisito che almeno un componente debba essere iscritto all’albo dei revisori contabili. Il subentro è precario, resta in carica fino all’assemblea successiva ove si provvede alla nomina dei nuovi sindaci e supplenti per integrare il collegio.

Funzioni del collegio sindacale

La funzione primaria del collegio sindacale è quella di controllo dell’amministrazione della società estesa a tutta l’attività sociale, al fine di assicurare che essa venga svolta nel rispetto della legge e dell’atto costitutivo, nonché dei principi di corretta amministrazione (non solo controllo legale sul rispetto di norme burocratiche; tuttavia le scelte degli amministratori non sono sindacabili).

Vigila sull’adeguatezza dell’assetto organizzativo, amministrativo e contabile adottato dalla società e sul suo concreto funzionamento, sull’esistenza di un adeguato sistema di controllo interno e sull’affidabilità del sistema amministrativo contabile. La vigilanza è esercitata innanzitutto nei confronti degli amministratori in quanto organo investito della gestione della società, ma riguarda anche l’attività dell’assemblea, in particolare

  • Convoca l’assemblea e esegue le pubblicazioni prescritte in caso di omissione da parte degli amministratori da parte degli amministratori e negli altri casi elencati
  • Impugnazione delle delibere non conformi alla legge o all’atto costitutivo.
  • Devono chiedere al tribunale che venga disposta la riduzione del capitale sociale obbligatoria per legge, ove l’assemblea e gli amministratori non provvedano.

Il controllo del collegio sindacale ha carattere globale e sintetico: le modalità in cui va esercitato sono rimesse alla discrezionalità del collegio. Il controllo non ha carattere puramente formale: non è finalizzato al riscontro della mera legittimità formale, vigila sul rispetto sostanziale da parte degli amministratori degli specifichi obblighi di condotta a loro imposti. Non è più attribuito al collegio sindacale il controllo contabile. Nelle società non quotate il suo consenso è tuttora necessario per l’iscrizione all’attivo di alcune voci di bilancio come i costi di impianto e ampliamento, costi di ricerca, ecc. Può Hanno altre. Deve esprimere un parere sulla determinazione da parte del Cda della remunerazione di amministratori investiti da particolari cariche, sulla congruità del prezzo di emissione delle azioni in caso di esclusione del diritto di opzione. Poteri e doveri:

  • Assistere alle riunioni del Cda e alle assemblee
  • Chiedere informazioni all’organo amministrativo sulle operazioni di gestione
  • Chiedere informazioni formali, chiedere la redazione di relazioni
  • Chiedere informazioni agli organi di società controllate, collegate o controllanti
  • Convocare l’assemblea quando ravvisa fatti censuranti
  • Redigono una specifica relazione destinata ai soci in merito al bilancio
  • Promuovere il controllo del tribunale
  • Promuovere l’azione sociale di responsabilità
  • Fare proposte all’assemblea in ordine al bilancio ed alla sua approvazione.
  • Funzioni di consulenza, propositiva e di amministrazione attiva che integrano e completano la principale funzione di controllo
  • Esprimere un parere sulla determinazione da parte del Cda della remunerazione di amministratori investiti da particolari cariche, sulla congruità del prezzo di emissione delle azioni in caso di esclusione del diritto di opzione.

Organizzazione del collegio sindacale

C’è un presidente del collegio sindacale nominato dall’assemblea e nelle società quotate deve essere prescelto fra i sindaci eletti dalla minoranza. L’organo funziona collegialmente, si riunisce almeno una volta ogni 90 giorni. Il quorum costitutivo è la maggioranza dei sindaci, il quorum deliberativo la maggioranza dei presenti. Il sindaco dissenziente ha diritto di far iscrivere a verbale i motivi del suo dissenso. Le regole sull’impugnabilità e la validità sono le stesse del Cda. I sindaci possono avvalersi di dipendenti e ausiliari purché gli stessi non versino in cause di ineleggibilità dei sindaci. L’attività del collegio sindacale può essere sollecitata dai soci:

  • Ogni socio può denunziare al collegio sindacale fatti che ritiene censurabili. Il collegio sindacale è però obbligato solo a tenerne conto nella relazione annuale all’assemblea.
  • Se si rivolge al collegio sindacale il 5% del CS (2% nelle aperte) il collegio sindacale deve immediatamente indagare sulle osservazioni sollevate, e convocare l’assemblea qualora ravvisi fatti censurabili. Le percentuali possono essere ridotte nello statuto.

 

Responsabilità del collegio sindacale

La responsabilità è più ampia di quella prevista per i membri del CdA. Al pari degli amministratori i sindaci devono adempiere i loro doveri con la professionalità e la diligenza richieste alla natura dell’incarico. I sindaci sono responsabili anche penalmente della verità delle loro attestazioni e devono conservare il segreto sui fatti e documenti di cui hanno conoscenza

  • Responsabilità esclusiva per i doveri attribuiti direttamente al collegio sindacale, per il dovere di diligenza dovuta considerata la natura dell’incarico e per il segreto d’ufficio
  • Responsabilità concorrente in funzione del dovere di vigilanza, se la violazione degli amministratori causa un danno evitabile o riducibile con opportuna attività di vigilanza (culpa in vigilando).

L’azione di responsabilità non comporta la revoca automatica anche se votata da più di 1/5 del CS.

Requisiti per essere eletto membro del CdS:

  • Nelle società chiuse almeno 1 membro appartenente all’albo dei revisori contabili
  • Non possono essere eletti membri del consiglio di gestione, chi ha un rapporto di lavoro/collaborazione con la società, valgono le ineleggibilità previste per gli amministratori
  • Nelle società aperte c’è anche un limite quantitativo per incarichi assumibili più le limitazioni previste per il collegio sindacale.

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